첫 배포 이후 이어질 자료를 미리 준비하는 법

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한 건으로 끝나는 사안이 있고 몇 달에 걸쳐 단계가 이어지는 사안이 있습니다. 뒤쪽을 한 건짜리로 다루면 나중에 낼 자료가 앞의 내용과 어긋납니다. 첫 자료를 쓰는 동안 이후 단계를 함께 적어 두는 편이 낫습니다.

이어질 사안인지 판별하기

착공이나 모집, 시범 운영처럼 다음 단계가 정해진 사안은 후속 자료가 생깁니다. 판별하는 방법은 본문에 예정이나 계획이라는 말이 들어가는지 보는 것입니다. 들어간다면 그 예정이 확정되는 시점을 달력에 표시해 두고 담당을 적어 둡니다.

첫 자료에서 남겨 둘 여지

첫 자료에 모든 내용을 담으면 다음에 쓸 말이 남지 않습니다. 배경 설명과 향후 계획 가운데 일부는 다음 자료로 미룹니다. 무엇을 미룰지는 지금 확정된 사실인지로 나눕니다. 확정되지 않은 항목은 애초에 첫 자료에 넣지 않는 편이 맞습니다.

후속 자료용 재료 모아 두기

사안이 진행되는 동안 사진과 수치, 인용할 만한 발언을 그때그때 모읍니다. 나중에 몰아서 구하려 하면 이미 지나간 장면은 다시 만들 수 없습니다. 모을 때는 자료 폴더 안에 후속용 칸을 따로 두고 날짜와 출처만 붙여 넣어 둡니다. 분기마다 한 번 안을 훑어 쓸 수 없는 자료를 덜어냅니다.

후속 자료를 내지 않을 때

계획이 무산되거나 규모가 크게 줄면 후속 자료를 내지 않는 선택도 있습니다. 다만 앞서 예정으로 알린 내용이 있다면 어떤 형태로든 결과를 알리는 편이 맞습니다. 판단 기준은 앞 자료를 읽은 사람이 결과를 궁금해할 사안인지 여부입니다.

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