이슈를 살펴보는 주기를 어떻게 정할지 판단하기

날짜:

매일 들여다보면 사소한 말에도 반응하게 되고, 간격이 길면 초기 대응 시점을 넘깁니다. 주기는 통로의 성격과 지난 기록을 근거로 정합니다. 정해진 주기는 담당자 사정과 무관하게 유지되어야 합니다.

살펴볼 대상을 목록으로 고정합니다

그때그때 눈에 띄는 곳만 보면 확인한 곳과 빠진 곳이 매번 달라집니다. 문의 통로, 공개된 게시 공간, 내부 접수 창구처럼 대상을 목록으로 고정합니다. 목록에 없는 곳에서 사안이 들어왔다면 그 자리를 목록에 넣을지 판단합니다. 목록은 한 화면에 들어오는 분량으로 유지합니다.

통로별로 간격을 달리 잡습니다

반응이 빠른 통로는 짧게, 움직임이 드문 통로는 길게 간격을 잡습니다. 간격의 근거는 지난 기간 그 통로에서 실제로 나온 건수와 확인이 늦었을 때의 파급 정도입니다. 근거를 적어 두면 이후에 간격을 조정할 때 기준이 남습니다. 간격을 바꾼 날짜도 표에 함께 적어 둡니다.

확인 결과는 짧게 기록합니다

특이 사항이 없었다는 사실도 기록으로 남아야 확인한 것과 건너뛴 것이 구분됩니다. 날짜, 담당자, 특이 사항 유무 세 칸이면 충분합니다. 기록이 비어 있는 날이 이어진다면 간격이 실제 여력에 비해 촘촘하다는 신호입니다. 기록은 확인한 직후에 남겨야 빠지지 않습니다.

특정 시기에는 간격을 좁힙니다

새 안내를 낸 직후나 운영 방식이 바뀐 기간에는 반응이 몰리므로 간격을 줄입니다. 좁히기로 한 기간과 복귀 시점을 미리 적어 두어야 임시 조치가 굳어지지 않습니다. 기간이 끝나면 그동안 들어온 내용을 모아 한 번 정리합니다. 복귀 시점이 오면 좁혔던 간격을 원래대로 되돌립니다.

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